Oświadczenie o wykorzystaniu danych klienta wyłącznie do realizacji obsługi sklepu i zamówień

Oświadczenie o wykorzystaniu danych klienta wyłącznie do realizacji obsługi sklepu i zamówień

1. Cel oświadczenia

Niniejsze oświadczenie wyjaśnia, w jakim zakresie dane klientów są wykorzystywane podczas korzystania ze sklepu, składania zamówień, realizacji płatności, dostawy, zwrotów, refundacji, reklamacji i obsługi posprzedażowej.

Podstawową zasadą jest ograniczenie wykorzystywania danych do informacji rzeczywiście potrzebnych do obsługi konkretnego klienta, zamówienia albo funkcji sklepu. Dane nie są wykorzystywane przez sklep do celów niezwiązanych z realizacją sprzedaży, obsługą klienta, bezpieczeństwem serwisu ani podstawową analizą działania strony.

2. Jakie dane mogą być potrzebne

W zależności od etapu obsługi mogą być przetwarzane między innymi:

– imię i nazwisko;

– adres dostawy i adres rozliczeniowy;

– adres e-mail;

– numer telefonu;

– numer zamówienia;

– informacje o zamówionych produktach;

– status płatności;

– dane dotyczące dostawy i numer przesyłki;

– historia kontaktu ze sklepem;

– informacje dotyczące zwrotu, refundacji lub reklamacji;

– materiały przesłane w celu wyjaśnienia problemu, na przykład zdjęcia uszkodzonego produktu lub opakowania;

– podstawowe dane techniczne potrzebne do działania strony, bezpieczeństwa sesji, koszyka i obsługi zamówienia.

Sklep nie powinien żądać informacji, które nie są potrzebne do wykonania konkretnej czynności.

3. Dane wykorzystywane przy składaniu zamówienia

Dane podane przez klienta podczas składania zamówienia są wykorzystywane do identyfikacji kupującego, przygotowania zamówienia, rozliczenia płatności, przygotowania wysyłki oraz kontaktu w sprawach bezpośrednio związanych z transakcją.

Standardowy czas przygotowania zamówienia do wysyłki wynosi 1–3 dni. W tym czasie dane zamówienia mogą być używane do sprawdzenia kompletności informacji, dostępności produktu, poprawności adresu oraz przygotowania przesyłki.

Dane klienta nie powinny być rozszerzane o informacje niezwiązane z realizacją zamówienia, jeżeli nie ma do tego odrębnej i uzasadnionej podstawy.

4. Dane wykorzystywane przy dostawie

Przy organizacji dostawy sklep przekazuje przewoźnikowi wyłącznie informacje potrzebne do doręczenia przesyłki. Mogą to być imię i nazwisko odbiorcy, adres, numer telefonu, numer przesyłki oraz informacje techniczne dotyczące doręczenia.

Dostawy mogą być realizowane przez USPS, DHL Express, UPS lub FedEx.

Przewidywany czas doręczenia po nadaniu wynosi 7–13 dni roboczych.

W przypadku mebli wielkogabarytowych podanie pełnego i prawidłowego adresu oraz działającego numeru kontaktowego ma szczególne znaczenie, ponieważ nieprawidłowe dane mogą utrudnić doręczenie dużej przesyłki.

5. Dane związane z płatnością

Sklep wykorzystuje informacje o płatności wyłącznie w zakresie potrzebnym do potwierdzenia statusu transakcji, przypisania płatności do zamówienia, rozliczenia sprzedaży oraz wykonania refundacji.

Jeżeli wybrana metoda płatności jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora, dane potrzebne do wykonania transakcji są przetwarzane przez ten podmiot w zakresie jego usługi.

Sklep nie deklaruje przechowywania pełnych danych karty płatniczej. Klient nie powinien przesyłać takich danych pocztą elektroniczną ani podawać ich podczas kontaktu z obsługą klienta.

6. Dane związane ze zwrotem i refundacją

Dobrowolny okres zwrotu towaru wynosi 30 dni.

W celu obsługi zwrotu sklep może wykorzystywać numer zamówienia, dane kontaktowe klienta, informacje o zwracanym produkcie, stan przesyłki oraz dane potrzebne do rozliczenia refundacji.

Po zatwierdzeniu należnej refundacji przewidywany czas zaksięgowania środków wynosi 3–7 dni.

Dane związane ze zwrotem nie są wykorzystywane do celów niezwiązanych z jego przyjęciem, weryfikacją, transportem, rozliczeniem albo wyjaśnieniem ewentualnej niezgodności.

7. Dane przy reklamacji i zgłoszeniu szkody

Jeżeli produkt dotrze uszkodzony, niekompletny albo wystąpi problem wymagający weryfikacji, klient może zostać poproszony o przekazanie informacji niezbędnych do oceny sprawy.

Mogą to być zdjęcia opakowania, etykiety transportowej, zabezpieczeń wewnętrznych, uszkodzonego elementu lub innego fragmentu produktu, którego dotyczy zgłoszenie.

Materiały te są wykorzystywane wyłącznie do sprawdzenia konkretnej sprawy, kontaktu z klientem oraz, jeżeli jest to konieczne, wyjaśnienia szkody z przewoźnikiem lub innym podmiotem uczestniczącym w realizacji zamówienia.

Sklep nie powinien żądać zdjęć ani dokumentów, które nie mają związku z przedmiotem zgłoszenia.

8. Dane dotyczące mebli dziecięcych

Zakup mebli przeznaczonych do przestrzeni dziecięcych nie wymaga podawania danych dziecka.

Klient nie powinien przesyłać imienia, wieku, daty urodzenia ani innych danych dziecka, jeżeli informacje te nie są rzeczywiście potrzebne do rozwiązania konkretnego problemu dotyczącego bezpieczeństwa lub użytkowania produktu.

Jeżeli klient dobrowolnie przekaże dane niezwiązane z obsługą zamówienia, sklep nie powinien wykorzystywać ich do innych celów.

9. Dane techniczne i działanie sklepu

Sklep działa z wykorzystaniem platformy Shopify. Niektóre informacje techniczne mogą być przetwarzane w celu utrzymania sesji, działania koszyka, bezpieczeństwa strony, prawidłowego przejścia przez proces zamówienia oraz podstawowej analizy sposobu działania serwisu.

Obejmuje to dane takie jak adres IP, typ urządzenia, rodzaj przeglądarki, identyfikator sesji oraz informacje o korzystaniu z poszczególnych funkcji strony.

Niezbędne dane techniczne służą do działania serwisu. Opcjonalne mechanizmy statystyczne są używane wyłącznie zgodnie z wyborem użytkownika.

10. Brak wykorzystania danych do niepowiązanych celów

Dane przekazane podczas zamówienia, kontaktu z obsługą, dostawy, zwrotu lub reklamacji nie są wykorzystywane przez sklep do celów niezwiązanych z realizacją sprzedaży i funkcjonowaniem serwisu.

Sklep nie powinien sprzedawać danych osobowych ani przekazywać ich podmiotom trzecim w celu prowadzenia przez te podmioty niezależnych działań marketingowych.

Przekazanie danych podmiotowi zewnętrznemu jest ograniczone do sytuacji, w których jego udział jest potrzebny do wykonania określonego zadania, na przykład dostawy, przetworzenia płatności lub technicznego utrzymania sklepu.

11. Zakres przekazywania danych podmiotom zewnętrznym

Każdy podmiot uczestniczący w realizacji zamówienia powinien otrzymać tylko taki zakres informacji, jaki jest potrzebny do wykonania konkretnej usługi.

Przewoźnik nie potrzebuje informacji o pełnej historii zakupów klienta ani danych płatniczych. Operator płatności nie potrzebuje informacji dotyczących sposobu użytkowania mebla. Dostawca infrastruktury technicznej nie powinien otrzymywać danych wykraczających poza zakres niezbędny do działania jego usługi.

Zasada ograniczenia danych obowiązuje na każdym etapie obsługi.

12. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane tak długo, jak jest to potrzebne do realizacji zamówienia, obsługi płatności, dostawy, 30-dniowego okresu zwrotu, refundacji, reklamacji oraz ewentualnych roszczeń lub rozliczeń.

Dokumentacja transakcyjna może być przechowywana dłużej, jeżeli jest to konieczne do prawidłowego udokumentowania sprzedaży i rozliczeń.

Po zakończeniu celu dane powinny zostać usunięte, zanonimizowane lub trwale zagregowane, chyba że ich dalsze przechowywanie jest nadal potrzebne do wykonania obowiązku związanego z konkretną transakcją.

Sklep nie powinien przechowywać danych identyfikujących klienta bezterminowo bez rzeczywistego celu.

13. Bezpieczeństwo danych

Dostęp do danych klientów powinien być ograniczony do osób i systemów, które potrzebują go do wykonania określonego zadania.

Sklep stosuje środki organizacyjne i techniczne mające ograniczać ryzyko przypadkowej utraty, nieuprawnionego dostępu, zmiany lub ujawnienia danych.

Klient powinien również chronić informacje związane z zamówieniem, nie udostępniać numerów śledzenia publicznie oraz nie przesyłać haseł ani pełnych danych kart płatniczych w zwykłej korespondencji.

14. Prawa klienta dotyczące danych

Klient może zwrócić się do sklepu o informację dotyczącą przetwarzanych danych, ich sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania, jeżeli takie żądanie jest możliwe do wykonania w danej sytuacji.

Może również zgłosić sprzeciw wobec określonego sposobu przetwarzania albo wycofać zgodę, jeżeli dane były wykorzystywane na podstawie jego dobrowolnej zgody.

Wniosek powinien zawierać informacje pozwalające zidentyfikować osobę i sprawę, której dotyczy. Dla ochrony danych sklep może poprosić o rozsądne potwierdzenie tożsamości.

15. Obowiązki klienta

Klient powinien przekazywać dane prawdziwe, aktualne i adekwatne do celu zamówienia lub zgłoszenia.

Nie należy podawać danych osoby trzeciej bez odpowiedniej podstawy ani przesyłać informacji niepotrzebnych do rozwiązania sprawy.

Jeżeli klient wskazuje innego odbiorcę przesyłki, odpowiada za przekazanie danych tej osoby w zakresie niezbędnym do wykonania dostawy.

16. Informacje dotyczące kosztów zamówienia

Ceny produktów zawierają należne podatki.

Dla zamówień o wartości co najmniej 425,99 PLN dostawa jest bezpłatna. Dla zamówień o wartości poniżej 425,99 PLN koszt dostawy wynosi 25,99 PLN.

Poza wskazanym kosztem dostawy sklep nie dolicza dodatkowych opłat.

Informacje o cenie, dostawie i rozliczeniu mogą być przechowywane razem z dokumentacją zamówienia jako część historii konkretnej transakcji.

17. Kontakt

W sprawach dotyczących sposobu wykorzystania danych, realizacji zamówienia, dostawy, zwrotu, refundacji, reklamacji lub żądania dotyczącego danych można skontaktować się ze sklepem: